Toplu yılbaşı hediyesi siparişinde ürün seçimi kadar önemli olan konu, kimin hangi hediyeyi alacağını ve teslimatın nasıl yürütüleceğini sipariş öncesinde netleştirmektir. Personel, müşteri ve iş ortaklarını tek listede toplamak; ürün,…
Toplu yılbaşı hediyesi siparişinde ürün seçimi kadar önemli olan konu, kimin hangi hediyeyi alacağını ve teslimatın nasıl yürütüleceğini sipariş öncesinde netleştirmektir. Personel, müşteri ve iş ortaklarını tek listede toplamak; ürün, etiket, fatura ve teslim noktası bilgilerinin birbirine karışmasına neden olabilir. Bu nedenle planın alıcı grupları ayrılarak başlaması, her grup için ürün ve adet bilgisinin ayrı tutulması daha düzenli bir sipariş akışı sağlar.
Yemişchi, NES Premium Gıda Ticaret Ltd. Şti.’nin İstanbul Maltepe merkezli kuruyemiş, atıştırmalık ve hediye konsepti markasıdır. Markanın toplu siparişe uygun kurumsal yılbaşı hediyeleri sayfası, alıcı listelerinden etiket beklentisine, teslim noktasından fatura bilgilerine kadar sipariş öncesinde kontrol edilmesi gereken başlıkları bir arada ele alır. Kurumsal planlama yapılırken bu başlıkların tek bir sipariş dosyasında toplanması, talebin daha açık tarif edilmesine yardımcı olur.
İlk ayrım personel ile müşteri ve iş ortakları arasında yapılabilir. Buradaki amaç hukuki veya vergisel bir yorum üretmek değil, siparişin operasyonel olarak karışmasını önlemektir. Her liste için seçilen ürün, gramaj ve adet ayrı yazıldığında hangi grubun hangi kutuyu veya paketi alacağı daha kolay kontrol edilir. Özellikle farklı ekipler, şubeler ya da iş ortakları için farklı içerikler düşünülüyorsa tek bir toplam sayı yerine grup bazlı adetler tutulması daha işlevseldir.
Liste hazırlanırken kişi adı ya da kurum adı, teslim grubu, seçilen ürün ve adet gibi alanlar ayrı sütunlarda tutulabilir. Böylece sipariş son aşamaya geldiğinde eksik alıcı, mükerrer kayıt veya yanlış ürün eşleşmesi daha kolay fark edilir. Kuruyemiş içeren ürünlerde sert kabuklu meyve bulunduğu da unutulmamalıdır. Bu nedenle alıcı profili hazırlanırken tüketim uygunluğu ayrıca değerlendirilmelidir; sağlık bilgisi toplamaya dayalı bir süreç kurmak yerine ürün içeriğine göre alternatif seçenek planlamak daha ölçülü bir yaklaşımdır.
Kurumsal siparişte kişiselleştirme her üründe aynı kapsamda sunulmaz. Yemişchi’nin ürün bilgilerinde bazı ahşap ve sunum kutularında firma logosu veya markaya özel etiket ile içerik değişikliği belirtilirken, bazı yılbaşı çerezi paketleri ve cam kavanozlarda logo etiketi ile karışım değişikliği bilgisi yer alır. Çikolatalı fındık draje ürünlerinde de firma logosuyla hazırlanan etiket veya tasarım seçeneği belirtilir. Bazı hazır setlerde ise logo uygulamasına ilişkin açık bir ürün notu bulunmaz.
Bu fark nedeniyle logo dosyasının yalnızca e-posta ekine konması yeterli bir brief sayılmamalıdır. Etikette hangi isim ya da mesajın yer alacağı, logonun kullanılmasının beklenip beklenmediği ve içerikte talep edilen değişiklik yazılı biçimde belirtilmelidir. Ürün sayfasında kişiselleştirme veya içerik değişikliği yazmıyorsa bunun var olduğu varsayılmamalı, talep ayrıca netleştirilmelidir.
| Ürün grubu | Sayfada belirtilen uyarlama |
|---|---|
| Ahşap ve sunum kutuları | Firma logosu veya markaya özel etiket ve bazı ürünlerde içerik değişikliği |
| Yılbaşı çerezi doypack ve cam kavanozlar | Firma logosu etiketi ve ürün tipine göre karışım değişikliği |
| Çikolatalı fındık draje seçenekleri | Firma logosuyla hazırlanan etiket veya tasarım |
| Bazı hazır hediye setleri | Logo notu bulunmuyor ve kurumsal talep için iletişim yönlendirmesi yer alıyor |
Teslim planında temel karar, hediyelerin tek bir adreste mi toplanacağı yoksa farklı şubelere mi yönlendirileceğidir. Yemişchi’nin kurumsal hediye sayfasında siparişin girilen teslimat adresine gönderildiği ve ürünlerin istenirse İstanbul Maltepe’deki showroomdan teslim alınabildiği belirtilir. Bu nedenle sipariş listesine yalnızca alıcıları değil, her grubun teslim noktasını da eklemek gerekir.
Tek adresli teslimatta şirket içinde kolileri teslim alacak sorumlu kişi belirlenebilir. Şubelere dağıtım planlanıyorsa her şubenin adresi ile o adrese gidecek adetlerin ayrı tutulması karışıklığı azaltır. Showroomdan alım tercih edilecekse bu seçenek de sipariş notunda açıkça belirtilmelidir. Burada önemli olan teslim modelini siparişten önce seçmek ve listeyle eşleştirmektir.
Kurumsal siparişte şirket unvanı, fatura adresi ve ilgili faturalama bilgilerinin sipariş onayından önce gözden geçirilmesi gerekir. Yemişchi sayfasında fatura adres bilgilerinin faturalama işleminden sonra değiştirilemeyeceği belirtilir. Bu nedenle satın alma sürecini yürüten kişi ile muhasebe tarafının aynı şirket bilgilerini kullandığından emin olmak, sonradan düzeltme ihtiyacını azaltır.
Toplu teslimatın son adımı koli kontrolüdür. Kurumsal hediye sayfasındaki kontrol listesine göre koliler kargo görevlisinin yanında kontrol edilmeli; hasarlı paket için tutanak düzenlenmeli ve hasarlı ürün teslim alınmamalıdır. Çok sayıda kolinin geleceği bir teslimatta bu kontrolü kimin yapacağı önceden belirlenirse süreç kişiye bağlı kalmaz.
Pratik bir sipariş dosyasında alıcı grubu, ürün, adet, etiket notu, teslim noktası, fatura bilgisi ve teslim sorumlusu aynı yerde görülebilir. Böyle bir düzen, yılbaşı hediye kutusu veya hediyelik kuruyemiş kutuları gibi farklı ürünlerin aynı toplu siparişte yönetilmesini kolaylaştırır. Siparişin son kontrolü de ürün seçimini yeniden tartışmak yerine, yazılı talep ile hazırlanan listenin birbiriyle tutarlı olup olmadığını doğrulamaya odaklanabilir.
Yorum Yap